Quando uma compra ou venda precisa ser cancelada por algum motivo, a nota fiscal de devolução é o documento adequado para formalizar a devolução ou recusa de um produto. Neste guia, abordaremos as principais regras para emitir a nota, detalharemos o funcionamento do documento e esclareceremos dúvidas comuns sobre o tema.
O que é a nota fiscal de devolução?
A nota fiscal de devolução é um documento utilizado para registrar o retorno de mercadorias à empresa fornecedora. Ela pode ser emitida quando:
- O cliente se arrepende da compra;
- O produto apresenta defeito ou irregularidades.
Importância para o fornecedor:
- Ajusta o estoque;
- Regulariza os dados fiscais;
- Permite a correção do pagamento de tributos.
Importância para o consumidor:
- Garante um registro oficial da devolução;
- Assegura o reembolso do valor pago.
Quando a nota de devolução é necessária?
A emissão da nota de devolução ocorre em situações como:
- Bens adquiridos, mas não entregues;
- Recusa do comprador ao receber o produto;
- Venda não concluída;
- Quando o prazo de cancelamento da nota original expirou.
Tipos de devolução
- Devolução de Compra:
- Quando uma empresa devolve produtos adquiridos de um fornecedor;
- Motivos comuns: defeitos, prazo de validade expirado, etc.
- Devolução de Venda:
- Quando o cliente devolve produtos adquiridos;
- Motivos comuns: produto avariado, arrependimento de compra, ou divergências nas especificações.
Como emitir uma nota fiscal de devolução?
A emissão varia conforme o sistema utilizado pela empresa. Geralmente, os passos são:
- Informe a finalidade do documento;
- Escolha a opção nota de saída;
- Referencie a chave de acesso da NF-e de compra;
- Preencha os dados do fornecedor;
- Inclua as informações do produto;
- Complete os campos referentes à tributação;
- Adicione informações complementares, se necessário;
- Salve a nota e valide com certificado digital;
- Envie a nota para a SEFAZ e aguarde a aceitação.
Tipos de devolução
- Devolução com nota emitida pelo destinatário:
- O destinatário (comprador ou cliente) emite a nota e devolve ao fornecedor.
2. Devolução com a mesma nota fiscal:
- O destinatário ou transportador que não aceitar a mercadoria deve:
- Anotar o motivo no verso do DANFE;
- Inserir a data e assinar o documento.
- O emissor da NF original utilizará a mesma chave para emitir a NF-e de devolução.
- Uma nota de entrada deve ser gerada para comprovar o retorno ao estoque.
Como escolher o CFOP correto?
A escolha do CFOP depende do tipo de devolução:
Para devolução de compra:
- 5201 ou 6201: Mercadorias para industrialização;
- 5202 ou 6202: Mercadorias para comercialização;
- 5553/5556/6553/6556: Produtos de ativo fixo ou consumo próprio.
Para devolução de venda:
- 1202: Devolução de revenda dentro do estado;
- 2202: Devolução de revenda em outros estados;
- 1201: Devolução de produção dentro do estado;
- 2201: Devolução de produção em outros estados.
Existe prazo para emitir a nota fiscal de devolução?
Não há um prazo específico definido em legislação. Recomenda-se a emissão imediata, respeitando o prazo de garantia do produto.
Principais erros ao emitir a nota de devolução
- CFOP incorreto: Verifique sempre com o contador;
- Certificado digital vencido: Sem ele, a nota não pode ser validada;
- Dados incompletos: Sistemas automatizados ajudam a evitar erros de preenchimento.
Dúvidas comuns
1. Como a nota de devolução cancela a compra? Ela anula a operação registrada, permitindo o retorno da mercadoria ao estoque e a regularização dos impostos.
2. O que fazer se os impostos já foram pagos? A empresa pode receber o crédito de IPI e ICMS, desde que estejam mencionados na nota de devolução.
3. É obrigatório referenciar a nota original? Sim. É preciso incluir o número, série, data da NF original e o motivo da devolução.
4. Quando a devolução pode ser recusada? Em casos como arrependimento, defeito ou atraso na entrega, desde que a nota original não possa mais ser cancelada.
5. Qual a diferença entre nota de retorno e devolução?
- Nota de retorno: Utilizada após uma nota de remessa;
- Nota de devolução: Utilizada após notas de compra ou venda.
